1 Personvernerklæring

1.1 Xref Limited, sammen med andre medlemmer av gruppen ("Xref", “vi”, oss”, “vår”) tar sitt ansvar etter personvernlovgivningen på alvor.

1.2 Denne personvernerklæringen tar sikte på å gi brukerne av våre tjenester (“brukere”, “du”, “deg”) en tyde-lig oppsummering av hvordan vi bruker informasjonen vi mottar og hvordan Xref overholder de aktuelle personvernlover, som dekker de følgende områder

Del 2: Kategorier av brukere

Del 3: formål med innhenting og utlevering for hver kategori brukere

alle brukere

representanter for arbeidsgivere

Kandidater

Referanser

Del 4: Markedsføring og analyse

Del 5: Sikkerhet og oppbevaring

Del 6: Deling av opplysninger over landegrenser

Del 7: Eksport utenfor EØS-området

Del 8: Hvordan kontakte oss og dine rettigheter

Del 9: Informasjonskapsler

Del 10: Endringer av denne personvernerklæring

2 Kategorier av brukere

2.1 Det er 3 kategorier av brukere:

(a) Representanter for arbeidsgivere (dvs. representanter for virksomheter som engasjerer Xref til å bistå dem med å ansette kandidater, omtalt som arbeidsgivere);

(b) Kandidater (dvs. de som vi bistår med å koordinere søknadsinformasjon og referenser for potensi-elle nye jobber hos arbeidsgivere); og

(c) Referanser (dvs. de som vi kontakter etter anmodning fra en kandidat I forbindelse med innhen-ting av en referens om kandidaten for en arbeidsgiver).

3 Formålet med innhenting og utlevering

3.1 I denne delen legger vi frem vi først den personlige informasjonen vi samler inn for alle brukere som vi er behandlingsansvarlig for (dvs. som Xref bestemmer hvordan skal brukes innenfor rammen av denne personvernerklæringen uten henvisning til arbeidsgiveren). Deretter behandler vi informasjonen vi samler inn som databehandler på vegne av arbeidsgiveren, som da er behandlingsansvarlig for denne informasjo-nen (dvs. som vi bare oppbevarer og behandler som angitt av arbeidsgiveren). I forhold til begge kate-goriene behandler vi:

  • Personopplysningene vi innhenter;
  • hvordan vi innhenter personopplysningera; og
  • formålet med vår innhenting og utlevering av personopplysninger.

Vennligst vær oppmerksom på at dette ikke er en beskrivelse av arbeidsgivers bruk av personopplysninger. Arbeidsgiver er ansvarlig for å sørge for sin egen personvernerklæring for slik bruk.

3.2 Etter europeisk personvernlovgivning (GDPR) er vi pålagt å identifisere det "rettslige grunnlaget" som ligger til grunn for å behandle informasjonen, og disse er angitt ved siden av hvert formål hvor vi er be-handlingsansvarlig. Mer informasjon om juridiske grunnlag finnes i Bilag A

3.3 Informasjon vi innhenter fra alle brukere

(a) Personopplysninger vi innhenter

  • Kontaktinformasjon: herunder ditt navn, e-postadresse, adresse og annen kontaktinformasjon.
  • Vår korrespondanse: hvis du kontakter oss vil vi som regel føre en oversikt over denne korrespondansen.
  • Bruk av nettsted og kommunikasjon : opplysninger om dine besøk på hjemmesider og informasjon innhentet ved bruk av informasjonskapsler og annen sporingsteknologi inkludert din IP-addresse og domenenavn, din browser og operativ-system, datatrafikk, posisjonsdata, weblogger og annen kommunikasjonsdata, og kildene du bruker

(b) Hvordan vi innhenter personopplysninger

Vi innhenter personopplysninger direkte fra deg.

(c) Formål og utlevering

Vi behandler dine personopplysninger som behandlingsansvarlig for følgende formål:

  • Oppfyllelse av kontraktsforpliktelser for å utføre våre forpliktelser iht. våre avtaler med deg eller arbeidsgiveren, for å svare på dine forespørsler og ellers kommunisere med deg.

Rettslig grunnlag:  kontraktsytelse, legitime interesser (slik at vi kan utføre våre forpliktelser og tjenester for deg)

  • Forbedring av våre tjenester: for å gjøre våre tjenester mer verdifulle eller nyttige (for ek-sempel når du har gitt oss tilbakemelding), inkludert å gjøre våre nettsider funksjonelle og gjennomføre analyser (se del 4 under).

Rettslig grunnlag: : samtykke, legitim interesse (slik at vi kan gi bedre tjenester og anonymisert ag-gregert innsikt til våre klienter)

  • Informere deg om endringer: for å informere seg om endringer av våre tjenester.

Rettslig grunnlag: : legitime interesser (å informere deg om endringer av våre tjenester)

  • Omorganisere eller gjennomføre endringer i vår virksomhet: dersom vi (i) er i forhand-linger om salg av vår virksomhet eller deler av virksomheten til en tredjepart; (ii) selges til en tredjepart eller (iii) gjennomgår en omorganisering, kan vi måtte overføre noen eller alle dine personopplysninger til den relevante tredjepart (eller dennes rådgivere) som en del av enhver due diligence-prosess for å analysere eventuelle foreslåtte salg eller omorganiseringer. Vi kan også få behov for å overføre dine personopplysninger til den omorganiserte enheten eller tred-jepart etter salg eller omorganisering for at de skal kunne bruke opplysningene til samme for-mål som angitt i denne erklæringen.

Rettslig grunnlag: legitime interesser (slik at vi kan foreta endringer av vår virksomhet)

  • For å overholde lover og regler, vi kan behandle dine personopplysninger for å overholde våre lovbestemte forpliktelser, som kan omfatte å utlevere dine personopplysninger til tredje-parter, rettsvesenet og/eller tilsynsmyndighetene eller politiet i forbindelse med forespørsler, saksbehandling eller undersøkelser av slike parter hvor som helst i verden eller hvor vi ellers er nødt til å gjøre dette. Når det er tillatt, vil vi rette forespørselen til deg eller gi beskjed til deg før vi svarer, med mindre dette kan føre til at en forbrytelse ikke blir forhindret eller opp-daget.

Rettslig grunnlag: rettslige forpliktelser, rettskrav, legitime interesser (å samarbeide med politiet og tilsynsmyn-dighetene)

  • For at tredjeparter under vår kontroll kan bistå oss med levering av tjenester vi kan utlevere dine personopplysninger til våre tjenesteleverandører, underleverandører, agenter, råd-givere (for eksempel juridiske, økonomiske, forretningsmessige eller andre rådgivere) og andre foretak i Xref-gruppen som utfører aktiviteter på våre vegne, og som alltid underlagt hen-siktsmessige sikkerhetstiltak. Mer bestemt, vi kan utlevere kontaktinformasjon om kandidater til tredjeparter under vår kontroll der en arbeidsgiver har bedt om identitetsbekreftelsestjenes-ter.

: legitime interesser (for å kunne bruke spesialister og drive virksomheten effek-tivt)

3.4 Arbeidsgivers representanter

(d) Formålet med bruken og utlevering

Vi behandler også personopplysninger som behandlingsansvarlig for følgende formål:

For markedsføringsformål for å sende deg tilbud og markedsføringsmateriale om Xref og Xrefs leverandører og samarbeids-partneres produkter og tjenester via e-post eller SMS, og når det er påkrevet etter loven, vil vi be om ditt samtykke før vi utfører slik markedsføring. Hvis du ikke ønsker å motta markedsførings-materiale fra Xref, kan du bruke avmeldingsfunksjonen i markedsføringsmaterialet, eller ta kontakt med personvernsansvarlig for å gi oss beskjed.

Rettslig grunnlag: : samtykke, legitim interesse (for å holde deg oppdatert med nyheter om våre tjenester)

3.5 Kandidater

(a) Personopplysninger vi innhenter

I tillegg til opplysningene som fremgår av punktet om alle brukere over kan vi innhente følgende til-leggsopplysninger som databehandler for arbeidsgiver.

  • Referanseinformasjon: inkludert din arbeidserfaring, stillingstitler, kvalifikasjoner, ansettelsesperioder, resultater fra ferdighetstester, meninger om din arbeidsinnsats som gis av arbeidsgivere og/eller referanser
  • Sensitive personopplysninger: herunder opplysninger for å vurdere arbeidstillatelse eller visumkravene (hvis noen), straffere-gistre (eller straffesaker), informasjon om helse- eller funksjonshemming.

(b) Hvordan vi innhenter personopplysninger (inkludert personopplysninger fra dine valgte referanser)

Vi innhenter personopplysninger fra deg direkte når du gir opplysninger til oss om dine referenser, men innhenter også personopplysninger om deg fra din potensielle arbeidsgiver og dine referanser.

Som kandidat antar vi at du har uttrykkelig samtykke fra dine referanser til å gi deres navn og kontaktin-formasjon (inkludert e-postadresse) til oss slik at vi kan kontakte dem på vegne av deg for å få en referens om deg som vil overleveres til arbeidsgiveren som er interessert i å ansette deg. Hvis du ikke har slikt samtykke, vennligst ikke gi deres kontaktinformasjon til oss.

(c) Formål og utlevering

Vi kan komma att använda ditt namn, din e-postadress och dina kontaktuppgifter för att skicka mer information och marknadsföringsmaterial om Xref och Xrefs leverantörer och samar-betspartners produkter och tjänster via e-post, telefon eller SMS. När det krävs enligt lag kommer vi att be om ditt samtycke innan vi bedriver någon av dessa typer av marknadsföring. Om du inte vill ta emot marknadsföringsmaterial som skickas av Xref kan du använda uppsägningsfunktio-nen i marknadsföringsmaterialet eller kontakta vår sekretessansvarige.

3.6 Referanser

(a) Personopplysninger vi innhenter

I tillegg til opplysningene som fremgår av punktet om alle brukere over kan vi innhente følgende til-leggsopplysninger som databehandler for arbeidsgiver.

  • Informasjon om ansettelsesforhold: inkludert din stilling, navnet på virksomheten hvor du er eller var ansatt samtidig som kandidaten, og datoene som dekker den aktuelle referensperioden for kandi-daten. I tillegg kan vi hente inn din nåværende jobbtittel, din nåværende organisasjon og ditt nåvæ-rende arbeidssted, men bare hvis du samtykker i at vi gjør det
  • Evt. synspunkter du har om kandidaten

(b) Hvordan vi innhenter personopplysninger

Vi innhenter personopplysninger fra deg direkte:

  • når du gir opplysninger til oss ved en tilbakemelding på en forespørsel om en referens,
  • når du samtykker i å bli kontaktet av en potensiell arbeidsgiver om potensielle jobbmuligheter eller ditt rekrutteringsbehov som ansettelsessjef.

Men innhenter også personopplysninger om deg fra kandidater som har bedt deg om en referens.

(c) Formål og utlevering

Med unntak for hva som er angitt under avsnittet for alle brukere over, behandler vi dine personopplys-ninger på vegne av den (potensielle) arbeidsgiver til kandidaten som har bedt deg om en referens. Ved å tilby våre tjenester til arbeidsgiveren, bruker vi dine opplysninger til å kommunisere med deg, koordinere dine vurderinger av kandidaten bekrefte identiteten din og svare på dine spørsmål, henvendelser eller forespørsler om våre tjenester, og hvor du har samtykket i å bli kontaktet av en potensiell arbeidsgiver, vil vi bruke informasjonen din i vår analyseplattform, People Search. Vi har behov for å utlevere dine personopplysninger til den potensielle arbeidsgiveren, som vil være en kunde av Xref, som har bedt oss om å innhente referenser fra deg om kandidaten. Arbeidsgive-rens behandling av slike personopplysninger vil være underlagt arbeidsgiverens personvernerklæ-ring eller retningslinjer.

For markedsføringsformål Vi bruker i noen tilfeller navn, e-post, adresse og kontaktdetaljer for å sende deg mer informasjon og markedsføringsmateriale om Xref og produkter og tjenester fra Xrefs leverandører og partnere via e-post, telefon eller SMS, og hvis loven krever det, ber vi om samtykke før vi markedsfører på denne måten. Hvis du ønsker å ikke motta markedsføringsmateriale som er sendt av Xref, kan du når som helst melde deg av i markedsføringsmaterialet eller kontakte vårt personvernombud for å gi beskjed.

4 Markedsføring og analyse

4.1 Når du besøker nettstedet vårt, kan vi samle inn data om aktivitetene dine som ikke identifiserer deg per-sonlig eller direkte. Denne informasjonen kan omfatte innholdet du ser, datoen og klokkeslettet du ser på dette innholdet, produktene du kjøper, eller stedinformasjonen som er tilknyttet IP-adressen din. Vi bru-ker informasjonen vi samler inn for å gi deg mer relevante annonser (også kalt «Omadressering»). Vi samler inn informasjon om hvor du så annonsene vi gir deg og hvilke annonser du har trykket på. Du kan velge bort den automatiske innsamlingen av informasjonen ved å endre innstillingene i nettleseren din. De fleste annonseringsnettverk tilbyr deg også muligheten til å velge bort målrettet annonsering. For mer in-formasjon kan du besøke http://www.aboutads.info/choices/ eller http://www.youronlinechoices.com.

4.2 Vi kan bruke brukernes informasjon til informasjonsanalyse, blant annet for å skape innsikt, rapporter og andre analyser for å gi referanseverdier til våre kunder, forbedre tjenestene våre og markedsføre tje-nestene våre. Resultatene fra våre analyser vil aldri identifisere en bestemt bruker- eller Xref-kunde.

4.3 Vi bruker Stripe for noen av våre betalingstjenester, analyser og andre forretningstjenester. Stripe sam-ler inn identifiserende informasjon om enhetene som kobles til tjenestene. Stripe bruker denne informa-sjonen til å drifte og forbedre tjenestene den gir oss, blant annet for å oppdage svindel. Du får mer infor-masjon om Stripe og kan lese personvernerklæringen på https://stripe.com/privacy.

5 Sikkerhet og oppbevaring

5.1 Vi oppbevarer personopplysningene dine i et elektronisk format. For å sikre at personopplysningene dine er sikre, bruker vi ISO 27001-sertifiserte sikkerhetsstandarder og opplysningene dine krypteres under overføringer og lagring. Andre tjenesteleverandører kan behandle opplysningene på våre vegne, men kun med det formål å tilby våre tjenester. I tilfeller der en tjenesteleverandør har tilgang til opplysningene dine, krever vi at de overholder våre godkjente sikkerhetsstandarder for å sikre fortsatt beskyttelse av per-sonopplysningene dine. Kun autorisert personale kan få tilgang til personopplysningene dine, og prosedyrene våre sikrer at personopplysningene dine kun er tilgjengelig for ansatte når det er nødvendig. Vi kontrollerer og overvåker ansattes tilgang til, og håndtering av, personopplysninger.

5.2 Vi vil oppbevare dine personopplysninger og sensitive personopplysninger etter anvisning fra arbeidsgive-ren, eller hvor vi er behandlingsansvarlig når vi ikke lenger trenger det til formålene det ble samlet inn for. Xref vil overholde sine forpliktelser til å ødelegge, slette eller deidentifisere dine personopplysninger i samsvar gjeldende lov.

5.3 Xref beskytter personopplysningene som er i Xrefs besittelse eller kontroll ved å gjennomføre hensikts-messige sikkerhetstiltak for å forhindre uautorisert tilgang, innhenting, bruk, utlevering, kopiering, end-ring, ødeleggelse eller lignende risiko. Du bør være oppmerksom på at konfidensialitet og sikkerhet ikke er sikret når informasjon overføres via e-post eller trådløs kommunikasjon.

5.4 Xref er ikke ansvarlig for tap eller skade som følge av brudd på sikkerhet eller konfidensialitet når informasjon er sendt ved e-post eller trådløs kommunikasjon.

6 Deling av informasjon over landegrenser

Under visse begrensede omstendigheter kan Xref utlevere dine personlige opplysninger til en enhet i utlandet. Generelt sett er dette under omstendigheter der vi har engasjert en tredjepart til å utføre operasjoner på våre vegne, for eksempel bruk av dataunderbehandlere. I slike tilfeller kan personopplysninger, som definert i avsnitt 3, bli utlevert til dataunderbehandlere i utlandet, detaljene og stedene som finnes på https://xref.com/en/sub-processors/.

7 Overføring utenfor EØS

7.1 Dine personopplysninger kan hentes frem av arbeidsgivere, kandidater, referanser og/eller våre tjenestele-verandører (alt etter omstendighetene), og/eller bli oppbevart i et annet land enn det du befinner deg i, hvor personvernlovgivningen kan være svakere enn i ditt land. Vi vil under enhver omstendighet beskyt-te personopplysninger som angitt i vår personvernerklæring.

7.2 Når vi overfører personopplysninger fra Det europeiske økonomiske samarbeidsområde (EØS) til en stat utenfor EØS, kan vi bli pålagt å treffe spesifikke sikkerhetstiltak i tillegg for å sikre personopplysninge-ne. Visse land utenfor EØS har blitt godkjent av EU-kommisjonen som land som gir i det vesentlige til-svarende beskyttelse som EØS-lovgivningen om personvern, og det kreves derfor ikke ytterligere garan-tier for å overføre personopplysninger til disse statene. I stater som ikke har slik godkjenning (se hele lis-ten her), vil vi etablere rettslig grunnlag for slik overføring, f.eks. standardvilkår godkjent av EU-kommisjonen, eller andre rettslige grunnlag som er tillatt etter gjeldende regler.

7.3 Vennligst ta kontakt som opplyst i punktet med kontaktinformasjon under hvis du ønsker en kopi av de spesifikke sikkerhetstiltakene som gjelder for overføring av dine person-opplysninger.

8 Hvordan kontakte oss og dine rettigheter

8.1 Du har rett til å få tilgang til personopplysningene som Xref har lagret om deg, og du har også rett til å få korrigert feil informasjon. Dersom du vil ha en kopi av personopplysningene som Xref har lagret om deg, eller hvis du krever å få korrigert personopplysninger som Xref har lagret om deg, kan du kontakte personvernombudet vårt, som er ansvarlig for Xrefs overholdelse av denne personvernerklæringen. Per-sonvernombudet kan kontaktes på følgende måte:

Adresse: Xref Limited, 17/13 Hickson Road, Dawes Point, Sydney, NSW 2000, Australia

E-post: privacy@xref.com

Tlf: +61 2 8244 3099

8.2 Xref oppbevarer opplysningene angitt i avsnitt 3.4 og 3.5 som en databehandler for ar-beidsgiveren. Dette betyr at hvis du ønsker å utøve dine rettigheter som registrert må du henvende deg til arbeidsgiveren, hvoretter Xref vil hjelpe arbeidsgiveren med å svare etter arbeidsgiverens anvisning. I forhold til opplysningene i avsnitt 3.3 er Xref behandlings-ansvarlig og i forbindelse med slike opplysninger kan du ha rett til å kreve at vi:

(a) gi deg ytterligere opplysninger om vår bruk av dine personopplysninger;

(b) gi deg en kopi av personopplysningene du har gitt oss;

(c) oppdatere unøyaktigheter I personopplysningene vi oppbevarer;

(d) slette personopplysninger vi ikke lenger har rettslig grunnlag for å bruke;

(e) der behandlingen er basert på samtykke, å tilbakekalle samtykket slik at vi stanser den aktuelle behandlingen;

(f) å be oss om å overføre elektronisk personopplysninger du har gitt oss og som vi fremdeles oppbevarer til en tredjepart;

(g) protestere mot enhver databehandling basert på legitime interesse, med mindre vår begrunnelse for å gjennomføre behandlingen er mer tungtveiende enn motforestil-lingene iht. dine personvernrettigheter; og

(h) begrense hvordan vi bruker dine personopplysninger mens en klage blir vurdert.

8.3 Din utøvelse av disse rettighetene for registrerte er underlagt visse unntak for å beskytte allmenne interesser (for eksempel forebygging eller avdekking av kriminalitet) og våre in-teresser (for eksempel sikre rettslig konfidensialitet “legal privilege”). Hvis du utøver no-en av disse rettighetene, vil vi kontrollere din berettigelse og i de fleste tilfeller svare innen en måned.

8.4 Hvis du ikke er fornøyd med vår bruk av dine personopplysninger eller våre tilbakemel-dinger på din utøvelse av disse rettighetene, har du rett til å klage til ditt lokale person-vernombud. Hvis du befinner deg i EØS-området en liste over tilsynsmyndigheter og de-res kontaktinformasjon finnes her.

8.6 Dersom du skulle ende i et juridisk tvistemål i Australia om personopplysningene Xref har lagret om deg, og som dekkes av personvernerklæringen, vil vi undersøke saken og gi deg et formelt skriftlig svar. Vanligvis får du svar innen 30 dager. Vi vil undersøke og behandle klagen din på en rettferdig og effektiv måte, innen rimelig tid. Du kan kontakte oss på:

Adresse: Xref Limited, 17/13 Hickson Road, Dawes Point, Sydney, NSW 2000, Australia

E-post: privacy@xref.com

Tlf: +61 2 8244 3099

Dersom du ikke er fornøyd med svaret vårt, kan du sende en klage til Office of the Australian Infor-mation Commissioner (OAIC). OAIC kan kontaktes på:

På nett: www.oaic.gov.au

E-post: enquiries@oaic.gov.au

Post: Kontoret til den australske informasjonskommissæren, GPO Box 5218 Sydney, NSW 2001

9 Retningslinjer for bruk av Cookies (informasjonskapsler)

Xrefs nettsted bruker følgende informasjonskapsler:

sessionid: å lagre data fra en pålogget brukers besøk på nettsiden. Dette er hvordan vi identifiserer hvem som er pålogget når vedkommende ber om en handling.

csrftoken: å hindre cross site request svindel (“CSRF”). Dette sikrer at kun skjemaer som har sin opprinnelse fra vår nettside kan brukes for å returnere opplysninger. Hvis du ikke ønsker bruk av disse Cookiene vennligst deaktiver dem ved å følge instruksjonene på din browser, som finnes her. Vennligst vær oppmerksom på at noen av tjenestene ikke vil fungere like godt dersom cookiene er deaktivert.

10 Barns personvern

Våre tjenester er ikke rettet mot personer under 16 år ("Mindreårige"), og vi samler ikke bevisst inn personopplysninger fra mindreårige. Hvis du mener at vi har fått personopplysninger om mindreårige, kan du kontakte oss ved å bruke informasjonen i delen "Kontakte oss og dine rettigheter" ovenfor, og vi vil iverksette tiltak for å slette slik informasjon.

11 Endringer av vår personvernerklæring og/eller retningslinjer for bruk av Cookies (informasjonskapsler)

10.1 Vi kan endre innholdet på våre nettsider og hvordan vi bruker cookies, og derfor kan vår personvernerklæring og våre retningslinjer for bruk av cookies endres fra tid til annen i fremtiden. Hvis vi endrer personvernerklæringen og/eller våre retningslinjer for bruk av cookies, oppdaterer vi datoen den sist ble endret under. Hvis disse endringene er viktige, vil vi tydelig angi dette på vår nettside.

10.2 Denne personvernerklæringen ble sist oppdatert 5. feb 2019: for tidligere kopier av Xrefs personvernerklæring vennligst kontakt vår personvernansvarlige på adresse som opplyst I punkt 7 over

Bilag A: rettslig grunnlag

Rettslige grunnlag for å forsvare bruk av personopplysningene

Etter europeisk personvernlovgivning (GDPR), er vi pålagt å identifisere det "rettslige grunnlaget" som ligger til grunn for å behandle personopplys-ningene, Bruk av personopplysninger i henhold til europeisk personvern-lovgivning må begrunnes av et "rettslig grunnlag", og vi har angitt grunnla-get for hver bruk over. Forklaringene på de rettslige grunnlagene som be-grunner bruken av dine personopplysninger er som følger:

Samtykke: der du har samtykket til vår bruk av informasjonen din (du vil ha blitt presentert med et samtykkeskjema i forbindelse med slik bruk [og kan trekke tilbake samtykket ditt ved å kontakte oss som angitt i delen "Kontakte oss").

Oppfyllelse av kontraktsforpliktelser: der informasjonen din er nødvendig for å inngå eller utføre kontrakten vår med deg.

Rettslige forpliktelser: når vi trenger å bruke dine personopplysninger for å overholde rettslige forpliktelser.

Legitime interesser: når vi bruker dine personopplysninger for å oppnå en legitim interesse og vår be-grunnelse for å bruke opplysningene er mer tungtveiende enn motforestillingene iht. di-ne personvernrettigheter.

Rettslige krav: der informasjonen din er nødvendig for oss å forsvare, straffeforfølge eller gjøre et krav mot deg, oss eller en tredjepart.

Begynn å ansette med tillit.

Finn ut hvorfor tusenvis av bedrifter globalt stoler på Xref for å hjelpe dem med å ansette. Bestill en gratis demo i dag.